Bütün belgelendirme kuruluşları, akredite oldukları yerli veya yabancı akreditasyon kuruluşlarının koşullarına ve belgelendirme standartlarına uygun olarak faaliyet göstermektedir. Bir belgelendirme hizmeti alınacağı zaman mutlaka kuruluşun akredite olup olmadığına dikkat edilmelidir. Esasen akreditasyon çalışmaları da TS EN ISO/IEC 17021-1 Uygunluk değerlendirmesi - Yönetim sistemlerinin tetkikini ve belgelendirmesini sağlayan kuruluşlar için şartlar - Bölüm 1: Şartlar standardına uygun olarak gerçekleştirilmektedir. Bu standart, hangi sektörde ağırlıklı olarak faaliyet gösterdiğine bakılmadan, yönetim sistemlerinin denetlenmesini ve belgelendirmesini sağlayan kuruluşların yeterliliği, tutarlılığı ve tarafsızlığına yönelik ilke ve koşulları içermektedir.
Belgelendirme denetimleri için herşeyden önce belgelendirme hizmeti talep eden müşteri ile bir belgelendirme sözleşmesi yapılır ve bu sözleşme çerçevesinde müşteri, belgelendirme kuruluşunun belgelendirmeye yönelik kurallarına uymayı taahhüt eder.
Belgelendirme kuruluşu, müşterinin ihrtiyaçları doğrultusunda çeşitli yönetim sistemleri, ürün belgelendirme (CE işaretleme) ve test ve muayene konularında, önce ilgili yasal düzenlemeler, daha sonra ilgili standartlar kapsamında, bağımsız olarak denetim çalışmalarını sürdürür ve uygun görmesi durumunda gerekli belgeyi düzenleyerek teslim eder.
Belgelendirme kuruluşları, bütün çalışanlarının tanıklık ettiği bilgilerin korunmasından ve gizli tutulmasından sorumludur. Bunu sağlamak amacı ile her bir çalışanı ile gizlilik sözleşmesi yapmak zorundadır. Aynı şekilde müşteriler ile yapılan sözleşmelerde de bilgilerin gizliliği önemli bir taahhüt maddesidir. Yapılan çalışmalar ile ilgili bilgi ve belgeler ve düzenlenen raporlar, sadece yetkili kişilerin erişimine açıktır ve hiçbir şekilde kuruluş dışına çıkarılmamaktadır.
Resmi makamlar tarafından bilgilerin üçüncü taraflara açıklanmasını talep edildiği zamanlarda da yasal düzenlemelerin izin verdiği koşullarda bilgi paylaşımı yapılır.
Denetim kuruluşları, müşterilerden gelen bütün belgelendirme taleplerini kabul etmek zorunda değildir. Aşağıda sayılan durumlarda belgelendirme talepleri geri çevrilmektedir:
- Belgelendirme kuruluşu, talep edilen belgelendirme konusunda akredite değilse (ancak yine de müşteri talep ederse belgelendirme çalışması yapılır)
- Talep edilen konuda belgelendirme kuruluşunda denetim heyeti ve belgelendirme karar vericileri yoksa
- Belgelendirme talep eden işletme, daha önce başka bir belgelendirme kuruluşu ile çalışmış ve belge alamamışsa
- Belgelendirme talep eden işletmenin ödeme konusunda zorluk çıkardığı biliniyorsa
- Belgelendirme talep eden işletmenin bulunduğu bölgede gerekli organizasyon yapılamıyorsa
- Belgelendirme talep eden işletme, akreditasyon kurallarına ters denetim talebinde bulunuyorsa
- Bu sayılanların dışında bir nedenle de belgelendirme kuruluşu, belgelendirme başvurusunu reddedilebilir
Genelde belgelendirme çalışmaları iki aşamalı olarak gerçekleştirilir. Birinci aşamada müşterinin hazırladığı dokümantasyon çalışmaları gözden geçirilir ve müşterinin çalışma ortamına özgü koşullar değerlendirilir. Ayrıca ikinci aşama çalışmaların planlaması yapılır. İkinci aşamada, yerinde yapılan çalışmalar ile sistemin etkinliği ve uygulanması değerlendirilir. Bu aşama tamamlandıktan sonra denetim raporu hazırlanır.
Belgelendirme kuruluşu yönetimi tarafından bu rapor üzerinden gözden geçirme ve değerlendirme çalışması yapılır ve belge talep eden işletmeye belge verilip verilmemesine veya ara denetim yapılmışsa elindeki belgenin kullanımının devam edip etmeyeceğine karar verilir. Çalışmalar sırasında tespit edilmiş olan majör veya minör uygunsuzluklar varsa, bunların sonuçları alınmadan bir karar verilmez.
Belgelendirme kuruluşları tarafından, yapılacak denetimler kapsamında verilen başlıca hizmetler şunlardır:
- ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi
- ISO 22000 Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi
- ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi
- ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi
- ISO/TS 16949 Otomotiv Kalite Yönetim Sistemi
- ISO 50001 Enerji Yönetim Sistemi
- OHSAS 18001 İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Yönetim Sistemi
- ISO 26000 Sosyal Sorumluluk Yönetim Sistemi
- ISO 10002 Müşteri Şikayet ve Memnuniyet Yönetim Sistemi
- ISO 17100 Tercüme Hizmetleri Yönetim Sistemi
- ISO 3834 (EN 15085) Kaynaklı İmalat Yeterlilik Yönetim Sistemi
- HELAL Sertifikası
- ECOmark® Ekolojik Ürün Belgelendirme Programı